1.管理體系整合的背景

最近，國有企業(yè)尤其是中央企業(yè)正在引入內(nèi)部控制體系，雖然各管理體系的對象和目標(biāo)不同，卻具有許多共同點，遵循共同的管理體系原則，基本思想和方法一致，都著眼于持續(xù)改進(jìn)、貫徹預(yù)防為主的思想，強(qiáng)調(diào)最高管理者的承諾，建立方針和目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)員工培訓(xùn)以及全員參與等;建立管理體系的原則一致，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)化、程序化的管理，必要的文件支持等;強(qiáng)調(diào)與其他管理體系協(xié)同運(yùn)作，提高整個組織的效率和素質(zhì)，節(jié)約資源，不斷自我完善。從某種程度上講相互交叉、相互補(bǔ)充、相互依存，共同促進(jìn)單位的經(jīng)營管理水平和資本的保值增值能力。

因此為了提高運(yùn)營效率和管理水平，單位有必要進(jìn)行體系整合，體系整合的確是一個龐大的工作，任何單位和部門都不能一蹴而就，為使體系更科學(xué)、更符合單位的情況，體系整合肯定要經(jīng)過一個漸進(jìn)明晰的過程。本文就體系整合有一點粗淺的看法，現(xiàn)整理出來，謹(jǐn)供同仁參考。

2.整合后的體系的總體構(gòu)成

2.1管理與控制的區(qū)別

整合后的體系名稱的是管理體系還是控制體系?

現(xiàn)代經(jīng)營管理之父--亨利·法約爾指出:“管理，就是實行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制;計劃，就是探索未來、制定行動計劃;組織，就是建立企業(yè)的物質(zhì)和社會的雙重結(jié)構(gòu);指揮，就是使其人員發(fā)揮作用;協(xié)調(diào)，就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動及力量;控制，就是注意是否一切都按已制定的規(guī)章和下達(dá)的命令進(jìn)行?！睂T工的活動進(jìn)行監(jiān)督,判定組織是否正朝著即定的目標(biāo)健康地向前發(fā)展,并在必要的時候及時采取矯正措施。

控制的目的在于指出工作中的缺點和錯誤，以便糾正并避免重犯。

所以控制是管理的一部分，管理的意義廣闊得多，而控制是為了確保企業(yè)有計劃并且確實執(zhí)行，并及時地加以修正。

所以我們認(rèn)為整合后的體系名稱是管理體系更準(zhǔn)確。

2.2管理體系

1.2.1管理體系的定義

管理體系是用來建立方針和目標(biāo)，并進(jìn)而實現(xiàn)這些目標(biāo)的一系列相互關(guān)聯(lián)的要素的集合。

1.2.2管理體系的組成

管理體系包括組織結(jié)構(gòu)、策劃活動、職責(zé)、慣例、程序、過程和資源。

1.2.3管理體系文件的構(gòu)成

管理體系文件的構(gòu)成:管理方針和目標(biāo)、管理手冊、必要的程序文件和形成的記錄、確保過程有效策劃、有效運(yùn)行、有效控制所需要的文件、為實現(xiàn)過程和產(chǎn)品產(chǎn)生的記錄。

3.整合管理體系應(yīng)考慮的幾個關(guān)系

3.1內(nèi)部控制與企業(yè)管理的關(guān)系

企業(yè)管理非常廣泛，不但涉及企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理，而且涉及企業(yè)的內(nèi)部控制，外部聯(lián)系、質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理、風(fēng)險管理都是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)為確保目標(biāo)實現(xiàn)而建立起來的一系列的政策、規(guī)則、程序及管理的具體化。

3.2內(nèi)部控制與風(fēng)險管理、質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理的關(guān)系

內(nèi)部控制與風(fēng)險管理、質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理既有聯(lián)系，又有各有側(cè)重，不存在包涵或者被包涵的關(guān)系，也無法完全互相替代。質(zhì)量管理體系站在顧客的角度，是以實現(xiàn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)向顧客提供承諾;環(huán)境管理體系站在社會的角度，是以實現(xiàn)節(jié)約資源、改善環(huán)境質(zhì)量為目標(biāo)向社會提供承諾;職業(yè)健康安全管理體系站在員工的角度，是以實現(xiàn)安全生產(chǎn)、確保員工健康為目標(biāo)向企業(yè)員工提供承諾;內(nèi)部控制是幫助企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、完成使命和減少經(jīng)營過程中的風(fēng)險。

3.3各體系的目的

3.3.1質(zhì)量管理體系目的

質(zhì)量管理體系目的:證實組織有能力穩(wěn)定地提供滿足顧客和適用的法律法規(guī)要求的產(chǎn)品;通過體系的有效應(yīng)用，包括體系持續(xù)改進(jìn)的過程以及保證符合顧客與適用的法律法規(guī)要求，旨在增強(qiáng)顧客滿意。

3.3.2環(huán)境管理體系目的

環(huán)境管理體系目的:遵守適用的法律法規(guī);支持環(huán)境保護(hù)，預(yù)防污染，并持續(xù)改進(jìn)環(huán)境績效。

3.3.3職業(yè)健康安全管理體系目的

職業(yè)健康安全管理體系目的:遵守適用的法律法規(guī);能夠控制職業(yè)健康安全，并持續(xù)改進(jìn)職業(yè)健康安全績效。

3.3.4內(nèi)控的目的

內(nèi)控的目的:提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)社會市場經(jīng)濟(jì)秩序和社會公眾利益（出自內(nèi)控規(guī)范第一章第一條。)

3.4各體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)

質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康管理體系所依的標(biāo)準(zhǔn)是國家推薦性標(biāo)準(zhǔn)。

質(zhì)量管理體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn):GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系要求》;

環(huán)境管理體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn):GB/T24001-2004《環(huán)境管理體系要求及使用指南》;

職業(yè)健康安全管理體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn):GB/T28001-2011《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》;

內(nèi)部控制的規(guī)范《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》(2010版)依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn):是中華人民共和國財政部、中國證券監(jiān)督管理委員會、中華人民共和國審計署、中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會、中國保險監(jiān)督管理委員會聯(lián)合制定。

3.5企業(yè)引用標(biāo)準(zhǔn)的趨勢

目前企業(yè)引入標(biāo)準(zhǔn)有內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)，今后可能會引入更多標(biāo)準(zhǔn)，如ISO9004《質(zhì)量管理體系業(yè)績改進(jìn)指南》，不再贅述。

4.整合管理體系的初步方案

4.1方案一

以質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系為基礎(chǔ)，把內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)的要素融入到質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的相應(yīng)過程條款中，如方針、目標(biāo)、內(nèi)審、管理評審、文件控制、記錄控制、能力意識和培訓(xùn)等要求，可以完全共享使用。對與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系不完全相同的內(nèi)容，可分別融入性質(zhì)相近的過程條款中。同時，要注重體系整合的兼容性，要以質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，將內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)使用的內(nèi)部控制框架，包括內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險分析、內(nèi)控活動、信息與溝通、監(jiān)督五大要素，融入質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系當(dāng)中，形成整合型管理體系的基礎(chǔ)框架。

編制綜合管理體系文件應(yīng)考慮以下方面:綜合管理體系文件分別編制管理手冊即“質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊”、“內(nèi)部控制手冊”和程序文件，形成一套既適用于質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系，又適用于內(nèi)控管理體系的綜合體系。建立統(tǒng)一的文件模式。明確整合后的體系建立統(tǒng)一文件模式即管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄。將內(nèi)控體系繪制的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程圖、業(yè)務(wù)流程的說明內(nèi)容融入程序文件中作為企業(yè)管理制度的組成部分。

對單位程序文件予以清理和調(diào)整，同時根據(jù)內(nèi)部控制需要，增加必需的財務(wù)、審計等控制程序，以滿足內(nèi)控管理需要。原有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全程序文件中增加主要風(fēng)險及關(guān)鍵控制部分，將質(zhì)量關(guān)鍵控制點.職業(yè)健康安全風(fēng)險點與內(nèi)控風(fēng)險點同時識別，擴(kuò)展內(nèi)控體系建設(shè)的范圍，使整個生產(chǎn)經(jīng)營活動的內(nèi)部控制形成了一個整體。如總承包商管理程序，將所有承包商納入管理對象，建議確定如監(jiān)察部門為承包商管理的總牽頭單位和其他具體責(zé)任單位，對承包商的準(zhǔn)入、選擇、監(jiān)督、履約考核等環(huán)節(jié)全面進(jìn)行控制，在注重于質(zhì)量、進(jìn)度和財務(wù)控制的同時，關(guān)注安全、環(huán)保等所有相關(guān)內(nèi)容。如裝備產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)，質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)關(guān)注識別并滿足顧客需求，職業(yè)健康安全管理重點關(guān)注發(fā)運(yùn)環(huán)節(jié)安全風(fēng)險等，內(nèi)部控制重點關(guān)注顧客信用、價格管理、發(fā)貨控制、貨款回收等財務(wù)風(fēng)險，可將其整合在一個文件之中，以減少文件數(shù)量，豐富文件的內(nèi)涵。

對作業(yè)文件即各項管理規(guī)定進(jìn)行清理、修訂和補(bǔ)充完善，保持與內(nèi)部控制手冊相一致，確保各級責(zé)任部門在每一個業(yè)務(wù)流程中都要有相應(yīng)的定位，各級責(zé)任人要確定關(guān)鍵控制點，并全部納入綜合管理體系。

4.2方案二

以內(nèi)部控制框架內(nèi)容為主，按照控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息和溝通與監(jiān)督五部分內(nèi)容，將質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系文件的相關(guān)程序文件、作業(yè)文件融入到上述內(nèi)部控制體系各相關(guān)內(nèi)容中，屬于各業(yè)務(wù)共有的程序文件或無法歸類的程序文件、規(guī)定等則單獨歸集在專門的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全章節(jié)中，形成單位綜合管理體系文件。

綜合管理體系文件由三個管理手冊即“質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊”、“內(nèi)部控制手冊”、“風(fēng)險管理和內(nèi)部控制自評手冊”，以及一套綜合的內(nèi)部控制制度組成，包含質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全全部管理體系的程序文件、作業(yè)文件和記錄。在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系管理手冊中列入其應(yīng)有的程序文件和管理規(guī)定目錄，并與綜合管理體系相關(guān)文件形成檢索關(guān)系，便于查找。

5.結(jié)束語

整合管理體系首先要做好總體策劃和架構(gòu)，無論采用那種方式整合管理體系均宜結(jié)合單位的實際情況、企業(yè)文化、企業(yè)管理理念、管理方式、企業(yè)的已有管理體系，方便于各相關(guān)部門執(zhí)行，并宜考慮企業(yè)的地域、行業(yè)、規(guī)模，從而提高企業(yè)運(yùn)營效率，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，提高企業(yè)綜合競爭力，保持企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

GB/T19001-2008《質(zhì)量管理體系要求》;

GB/T24001-2004《環(huán)境管理體系要求及使用指南》;

GB/T28001-2011《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》;

《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》(2010版)中華人民共和國財政部、中國證券監(jiān)督管理委員會、中華人民共和國審計署、中國銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會、中國保險監(jiān)督管理委員會聯(lián)合制定;

《國有企業(yè)內(nèi)部控制框架》國有企業(yè)內(nèi)部控制課題組著，機(jī)械工業(yè)出版社;